Veilig en snel documenten delen, hoe werkt dat?

Een documentenportaal, wat is dat?

Een documentenportaal is een beveiligde online omgeving waarin u, zoals het woord al zegt, documenten kunt delen. Alleen mensen die u als eigenaar toegang geeft, kunnen gebruik maken van dit portaal. Dit kan door gebruik van wachtwoorden of andere inlogmethoden. De gebruikers van het portaal kunnen documenten delen, vinden en eventueel bewerken. En u als hoofdbeheerder bepaalt precies wie welk document te zien krijgt. Zo kan er met een simpele klik een aantal documenten met een bepaalde groep mensen gedeeld worden. Zoals een specifieke afdeling van het personeel, klanten of collega’s. Het delen van documenten en informatie via een portaal brengt twee grote voordelen met zich mee.

• Veiligheid: u deelt informatie versleuteld en alleen zichtbaar voor de personen waar het voor bestemd is.
• Gemak: u bespaart tijd kosten door handmatige handelingen te minimaliseren en houdt overzicht in gedeelde documenten.

Hoe een documentenportaal wordt beveiligd

Het delen van documenten in een portaal is delen binnen een beveiligde omgeving. Er zijn verschillende mogelijkheden om een portaal beschermen. De veiligheidsmaatregelen worden per project bepaald in overleg met de opdrachtgever. Zo kan er bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van een veilige server waar uw bestanden afgeschermd zijn en de verbinding beveiligd is. Ook kunnen er verschillende inlogmethoden ingezet worden om gebruikers toegang te geven. Er kan ingelogd worden met een gebruikersnaam en een wachtwoord,  maar wat wij ook steeds vaker gebruiken is een two factor authentication. Dit is een inlogmethode waarbij er altijd twee stappen nodig zijn om toegang te kunnen krijgen. Een bekend voorbeeld hiervan is een sms code op uw smartphone naast het inloggen op uw scherm. Voor tweestapsverificatie wordt ook wel Google Authenticator of een andere authenticatie app gebruikt. Dit is een app op de smartphone waar constant codes op gegenereerd worden. Als deze app is gekoppeld aan uw documentenportaal kunt u inloggen met een gebruikersnaam, wachtwoord en de code die op dat moment op de Google Authenticator te zien is.
Deze en andere veiligheidsmaatregelen zorgen ervoor dat de informatie die binnen een documentenportaal gedeeld worden altijd uitsluitend zichtbaar zijn voor de personen voor wie het ook daadwerkelijk bestemd is. Als beheerder van het portaal bepaalt u per document met welke persoonsgroepen het gedeeld mag worden.
Meer weten over veiligheid >

Kosten en tijd besparen met gemak

Naast dat een documentenportaal een stuk veiliger is dan een bijlage van een mail, is het bovenal ook een stuk gebruiksvriendelijker. U uploadt aan de ene kant de documenten en de aangewezen gebruikers kunnen het aan de andere kant weer inzien. Het delen van een grote hoeveelheid documenten met een grote hoeveelheid mensen is dus ook geen probleem. De gebruikers van het documentenportaal kunnen ingedeeld worden in groepen. Eigenlijk een rolverdeling. Iedere rol heeft andere mogelijkheden en toegang tot andere documenten. Dit is dus een stuk minder foutgevoelig dan informatie delen via mail en een adressenlijst die u handmatig gebruikt. Hoewel het nu misschien nog ingewikkeld klinkt, is een portaal zo gebruiksvriendelijk in te richten dat er geen enkele technische kennis voor nodig is om er gebruik van te maken. Het laten ontwikkelen van een documentenportaal biedt ook veel mogelijkheden voor de toekomst. In het portaal kunnen koppelingen gemaakt worden met andere software. Online automatiseringsoplossingen zoals deze laten bedrijfsprocessen efficiënter en minder foutgevoelig verlopen. Een investering die op termijn veel tijd en kosten gaat besparen.
Meer weten over online automatisering >

Een documentenportaal is dus een tijdbesparende en veilige oplossing voor het delen van informatie. Lees meer over de mogelijkheden van een documentenportaal of stel uw vraag aan ons online support team.